Jueves, 23 Noviembre 2017
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           SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE GASTOS POR CENTROS DE COSTOS PROSEP

 

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES:

      Este sistema ha sido diseñado para que los DAEM de educación y los colegios que dependen de este realicen un registro de todos los proyectos o gastos que deben realizar en un periodo. 

        Se ha dotado al sistema de una  interfaz que permite registrar los ítems y acciones de un plan de mejoramiento que puede ejecutar cada uno de sus colegios o centros de costos, en el marco de los recursos SEP que reciben periódicamente.

      El sistema provee de diversos perfiles de usuarios que tendrán distintas atribuciones para actualizar o consultar los datos de su mismo nivel de departamento o de los que estén a su cargo.

       La manera de utilizar el sistema consiste en crear una solicitud de adquisición o gasto por parte de un director o encargado de alguno de los colegios, y esta solicitud queda en el sistema a la espera de que el DAEM la autorice, pasando en ese momento a constituir un proyecto o plan de mejora. Cabe mencionar que para este sistema todos los gastos o adquisiciones son un proyecto por si mismo, y que dado que se pueden asociar a los distintos planes de mejoramiento que tienen cada uno de los planteles, posteriormente se puede obtener reportes agrupados por estos conceptos.

     A un proyecto creado posteriormente se le deben asignar recursos en dinero para efectuar el gasto o la adquisición que se necesita, este recurso debe asociarse a un origen, el cual puede ser cualquiera que el dem administre, como por ejemplo SEP, integración, plan de gestión, recursos propios del colegio obtenido de actividades extra curriculares, etc.

      Cabe mencionar que los recursos se pueden asignar en partes de acuerdo a como se reciben de parte del ministerio, como es el caso de los montos de la asignación escolar preferencial o en forma completa al principio del proyecto si es que se tienen disponibles.

       Una vez que tenemos el proyecto podemos registrar gastos o compras de Insumos o productos a través de la opción movimientos.

      Acá es preciso destacar que a un proyecto se le puede registrar un gasto aun cuando el recurso en dinero no ha sido asignado, y de esta manera en los reportes el proyecto aparecerá con un saldo negativo, el cual es útil para demostrar que ese proyecto ya se ejecutó y se utilizo dinero asignado a otro ítem de gasto.

     Aunque lo ideal es que se asigne primero el monto de los recursos asignados y se gaste o compre hasta ese límite.

   Cuando se asignan ítems de gastos al sistema estos deben asociarse al clasificado presupuestario municipal para facilitar la imputación de estos a la contabilidad municipal.

   Al ingresar recursos también se debe asociar el clasificador presupuestario que está asociado.

 

ESTO PERMITE QUE SE PUEDA CONSULTAR ENTRE OTRAS COSAS:

  •  Proyectos en ejecución.
  •  Valor total asignado a los proyectos de una institución (p.ej daem).
  •  Valor total de fondos asignados agrupado por centros de costos (p.ej colegio a).
  •  Informe general de gastos agrupados por institución, centro de costos.
  • Informe detallado de gastos agrupados por institución, centros de costos.

 

 

Ver presentación.

 

 

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